Talvenmaa – Conditions générales de vente

Article 1 – Legal Information

The company’s legal information is available on the Legal Notice.

Article 2 – Purpose

These general terms and conditions govern the sale of private outdoor activities offered by Talvenmaa – Voyage en terre nordique in Lapland. Any booking implies the client’s full and complete acceptance of these T&Cs.

Article 3 – Services

The services offered include snowmobiling, dog sledding, snowshoeing, and other nature activities led by a guide. Activities are private and adapted for small groups. The client agrees to follow the guide’s instructions and to be in good health compatible with the reserved activities.

Article 4 – Participation Conditions

Participation in activities offered by Talvenmaa – Voyage en terre nordique requires :
- Physical fitness appropriate for the activity, - Proper cold-weather clothing (not provided), - Compliance with safety instructions given by the guide,
- No medical contraindications, musculoskeletal disorders, or ongoing pregnancy,
Compliance with specific criteria: for snowmobiling, under 1.40 m (4’7”) sont installés dans un traîneau tracté par le guide, un permis de conduire valide dans le pays de résidence devra être présenté, la consommation d’alcool est strictement interdite. Pour l’activité chiens de traîneau le poids maximum par traîneau est limité à 150kg.

Article 5 – Booking

Bookings can be made via the website, the Fareharbor booking platform, by email, or via the contact form. The company reserves the right to refuse a booking for safety or availability reasons.

The client agrees to follow the guide’s instructions, wear the provided safety equipment, and refrain from consuming alcohol or prohibited substances before and during the activity.

Article 6 – Pricing and Payment Terms

Prices are quoted in euros, including VAT. They cover the guide’s services, necessary activity equipment, and any services specifically mentioned in the description.

Payment is required in full at the time of booking.

Not included: personal insurance, transport to the departure location, and any service not explicitly mentioned.

Article 7 – Cancellation and Refunds

Demande de modification ou d’annulation par le client :

Toute demande d’annulation ou de modification doit être adressée obligatoirement par écrit (e-mail). La date et l’heure de réception de l’e-mail font foi pour le calcul des frais.

Conditions d’annulation et frais retenus :

En raison de la forte saisonnalité de notre activité et des frais logistiques et de plateforme (FareHarbor) immédiatement engagés dès la réservation, le barème suivant s’applique en cas d’annulation du fait du client :

> Annulation plus de 30 jours avant l’activité : Une retenue de 30 % du montant total de la réservation est conservée par l’entreprise au titre des frais administratifs, de gestion et de transaction bancaire non récupérables. Les 70 % restants sont remboursés.

> Annulation à moins de 30 jours avant l’activité : Aucun remboursement ne sera effectué. La prestation est due à 100 %.

Article 8 – Imprévus de transport, météo et santé

Les annulations ou retards de vols, les correspondances manquées, les conditions médicales, tout autre contretemps personnel relèvent de la responsabilité exclusive du client. Aucun remboursement ne sera accordé par Talvenmaa pour ces motifs.
Il appartient impérativement au client de souscrire une assurance voyage/annulation personnelle pour couvrir ces risques et obtenir le remboursement des sommes retenues auprès de son assureur.

Article 9 – Annulations et modifications par l’entreprise (Conditions Météorologiques)

Le climat arctique impose des règles strictes. Talvenmaa se réserve le droit de modifier le programme ou d’annuler une activité selon les critères de sécurité et de bien-être animal suivants :

> À partir de -25°C : Les enfants ne sont plus admis sur les tours pour des raisons de sécurité thermique. Une solution alternative ou un report sera proposé pour les familles.

> À partir de -30°C : Les activités sont intégralement annulées pour préserver la sécurité des participants et la santé des animaux.

> Insuffisance d’enneigement (ex: redoux exceptionnel, manque de neige) : Si les conditions de neige ne permettent pas de garantir la sécurité des clients, des guides ou des animaux, ou l’intégrité du matériel, l’activité sur neige ne pourra pas avoir lieu.

En cas d’annulation ou d’impossibilité d’assurer l’activité pour ces raisons météo, de sécurité ou d’enneigement : Un report de date ou une activité alternative hors-neige / adaptée (ex: cani-rando, visite de la ferme, etc) de valeur équivalente sera proposé(e) en priorité.

Si aucun accord de report ou d’alternative n’est possible, l’activité est annulée. Pour couvrir les frais logistiques, de structure et de plateforme bancaire incompressibles engagés par l’entreprise pour bloquer le créneau, une retenue de 30 % du montant total de la réservation sera conservée. Le reste des sommes versées sera restitué au client.

Article 10 – Cas de force majeure

En cas d’événements exceptionnels, inévitables et indépendants de la volonté des parties (crise sanitaire majeure, fermetures de frontières administratives, pannes de réseaux locaux majeurs), empêchant l’exécution de l’activité, Talvenmaa proposera un avoir ou un report valable 12 mois. Aucun remboursement direct ne pourra être exigé.

Article 11 – Retards et non-présentation (No-Show)

Pour garantir la sécurité, le bien-être des animaux et le respect des plannings de départ, les participants doivent se présenter 5-10 minutes avant l’horaire de l’activité. En cas de retard supérieur à 15 minutes, l’activité sera considérée comme annulée du fait du client. Aucun remboursement ni report ne sera accordé pour un retard ou une non-présentation.

Article 12 – Dommages matériels et franchise

Les motoneiges utilisées par Talvenmaa – Voyage en terre nordique sont assurées conformément à la législation finlandaise. En cas de dommage causé sur le véhicule, le client sera tenu responsable, et devra payer les réparations. La somme maximale pouvant être demandée au client pour la réparation des dégâts est de 1000 € par motoneige et par incident. Talvenmaa – Voyage en terre nordique se réserve le droit d’exiger une pré-autorisation bancaire ou une caution avant le départ de l’activité.

Article 13 – Assurance

Talvenmaa – Voyage en terre nordique has professional liability insurance. Clients must be covered by personal travel insurance including outdoor activity coverage.

Article 14 – Droit à l’image

During activities, photos and videos may be taken by Talvenmaa – Voyage en terre nordique. These images may be used for communication and promotional purposes (website, social media, commercial materials), unless the client expressly objects. Clients have the right to refuse the use of their image by notifying us in writing before the activity starts. No commercial use of clients’ images will be made without specific authorization.

Article 15 – Droit applicable et règlement des litiges

These terms and conditions are governed by Finnish law. In case of a dispute, an amicable solution will be sought first. Failing that, the dispute will be brought before the competent courts in Finland.